Compartiendo documentos a través de MisArchivos

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Poder compartir archivos, imágenes y documentos es importante para la comunicación de muchos de los padres. En OurFamilyWizard, MisArchivos es una ubicación central para que los padres suban fotos, tareas, formularios de permisos y más.

En este tutorial:

 

Cómo subir archivos directamente a MisArchivos

  1. Haga clic en la pestaña del Historial Familiar en la parte superior de la página.
  2. Seleccione la sección de MisArchivos en el menú de la izquierda.  
  3. Luego, haga clic en el círculo azul ubicado en la esquina inferior-derecha en la sección de MisArchivos.
  4. Seleccione el botón de "Browse/Choose file" para localizar los documentos que desea subir.
  5. Una vez que haya elegido el archivo que desea subir, puede etiquetarlo y poner una breve descripción. 
  6. Seleccione sus preferencias para Compartir este archivo. Esto designará quién puede acceder a este archivo. Sus opciones incluyen:
    1. Privado: Los archivos privados solo son visibles para usted.
    2. Privilegiado: Los archivos privilegiados son visibles solo para los profesionales conectados que usted elija. Estas personas incluirán a todos los profesionales a los que les haya otorgado Acceso Profesional para supervisar su cuenta. Si no ha otorgado a nadie Acceso Profesional a su cuenta, esta opción no estará disponible.
    3. Compartido: Los archivos compartidos son visibles a todos los profesionales conectados y a los miembros de su familia que usted elija.
  7. Una vez que haya terminado, haga clic en Guardar y su archivo se subirá.
 

Cómo editar o eliminar entradas de MisArchivos

Los archivos que se han subido directamente en la sección de MIsArchivos en el Historial Familiar pueden ser editados o eliminados por el padre que los agrego.

  1. Vaya a la pestaña del Historial Familiar.
  2. Seleccione MisArchivos en el menú de la izquierda.
  3. En la parte derecha de cada fila de archivos, haga clic en los 3 puntos para mostrar las opciones para editar o eliminar el archivo.
    1. Haga clic en Editar para editar un archivo.
      1. Si actualiza las opciones de Compartir para otorgar a alguien acceso nuevo al archivo, se notificará a ese usuario a través de un mensaje del sistema que ahora puede ver el archivo.
      2. Si actualiza las opciones de Compartir para eliminar el acceso de alguien al archivo, se le notificará a este usuario a través de un mensaje del sistema que ya no puede acceder al archivo.
    2. Haga clic en Eliminar para eliminar el archivo. Solo puede eliminar los archivos que:
      1. Usted subió directamente a la sección de MisArchivos.
      2. Se adjuntó a una entrada de Diario o de Gastos que usted creó y que luego se eliminó.
 

Espacio de almacenamiento en MisArchivos

Cada cuenta de padres en OFW tienen espacio de almacenamiento que se utiliza cuando se suben archivos PFD, fotos, recibos y otros documentos. Los archivos subidos por un padre no afectan el espacio de almacenamiento disponible de el otro.  Para verificar cuánto espacio de almacenamiento está utilizando actualmente, haga lo siguiente:

  1. Vaya a la pestaña del Historial Familiar.
  2. Seleccione MisArchivos en el menú de la izquierda.
  3. Vea en la parte superior de la sección de MisArchivos para ver la cantidad de espacio de almacenamiento de archivos que usted ha usado de su cantidad total. Si necesita más espacio antes de subir un nuevo archivo, haga clic en Añadir Espacio. Se le dirigirá a Mi Cuenta, donde podrá comprar más espacio de almacenamiento para su cuenta. 

 

 

Archivos adjuntos a mensajes y entradas de gastos

Mientras que los padres pueden subir documentos directamente en MisArchivos, los archivos adjuntados a un mensaje o a una entrada de gastos también se documentarán en MisArchivos.

Puede ver cuál archivos en su lista de MisArchivos son archivos adjuntos a mensajes, diarios y gastos por hacer clic en los 3 puntos en la parte derecha de cada fila de archivos en su lista. Si un archivo es un archivo adjunto a otra entrada, se le presentará la opción de ver la entrada en cuestión o descargar el archivo adjunto a la entrada.

 

Ordenar, filtrar y buscar en su lista de MisArchivos

Aprenda a usar las funciones para ordenar, filtrar y buscar para ubicar rápidamente documentos específicos dentro de su lista de MisArchivos.

Ordenar MisArchivos

Su lista de MisArchivos se ordenará automáticamente por fecha con los archivos subidos más recientemente en la parte superior de la lista.

Para reordenar esta lista, haga clic en Fecha en la barra superior de su lista de MisArchivos. Esto revelará sus opciones de clasificación.

  • Ordenar por fecha: Vea su lista de archivos del más nuevo al más antiguo o viceversa. El signo de intercalación azul junto a Fecha en la barra superior de su lista de MisArchivos indica cómo está viendo la lista actualmente. Un signo de intercalación hacia arriba indica que está viendo los archivos del más antiguo al más nuevo, y un signo de intercalación hacia abajo indica que está viendo los archivos del más nuevo al más antiguo.
  • Ordenar por nombre: Vea su lista de archivos en orden alfabético por nombre de archivo. El signo de intercalación azul junto a Nombre en la barra superior de su lista de MisArchivos indica cómo está viendo la lista actualmente. Un signo de intercalación hacia arriba indica que está viendo los archivos en orden alfabético, y un signo de intercalación hacia abajo indica que está viendo los archivos en orden alfabético inverso.

Filtros

Los filtros le ayudan a ver solo los archivos que cumplen determinadas especificaciones. Puede filtrar su lista de MisArchivos por:

  • Rango de fechas: Vea las entradas dentro de un rango de fechas específico. Este rango de fechas se referirá a la fecha en la que se agregó un archivo.
  • Tipo: Vea archivos por tipo de archivo. Puede filtrar para ver archivos de imagen, archivos de video o todos los demás tipos de archivos (es decir, PDF).
  • Permisos: Vea archivos compartidos, archivos privados que haya subido o archivos privilegiados (archivos que se compartieron solo con los profesionales seleccionados que están conectados a usted).
  • Creador: Vea las entradas creadas por miembros de la familia o profesionales específicos. 

Para usar filtros

  1. Desde su lista de MisArchivos, haga clic en el icono de Filtros en la esquina superior-derecha de su pantalla.
  2. Configure los filtros que desea usar. Luego haga clic en Ver Resultados en la parte inferior de la pantalla para ver los archivos que se ajustan a sus filtros especificados.
  3. Para eliminar los filtros de su búsqueda, haga clic en Borrar todo en la esquina superior derecha del menú de Filtros.

Búsqueda

Encontrará la barra de búsqueda en la esquina superior derecha de su lista de MisArchivos. Con la función de búsqueda, puede buscar y localizar archivos basándose en palabras clave en los nombres de archivo. Su búsqueda debe incluir al menos 3 letras o números.