Conceptos Básicos de Gastos

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Administrar sus gastos compartidos de la crianza compartida se hace más fácil con el Registro de Gastos de OurFamilyWizard. En este tutorial, aprenda cómo crear nuevos gastos, actualizar los gastos existentes y responder a las solicitudes de reembolso del otro padre.

En este tutorial:

• Crear un gasto nuevo
• Editar o eliminar un gasto
• Responder a un gasto
• Definiciones de los estados de gastos

Understanding the Expense Log

The Expense Log is where you’ll go to start managing expenses on OurFamilyWizard. Here’s a quick overview of what you’ll find in this section.

Totals

The totals give you a quick look at the amount each parent owes for all outstanding expenses. Once an expense is paid, it is deducted from the total amount the parent owes. Refused expenses are not calculated in the total.

Expense Log Columns

The Expense Log is divided into five columns: Created, Expense Name, Details, Status, and Owes/Paid. This keeps all of your expenses organized and easy to read as new ones are added and payments are made for reimbursement. Here is a quick breakdown of each column:

Created: This columns displays the date the expense was initially created. The Expense Log is organized chronologically by the creation date from newest to oldest. Note: this column can also be sorted to go from oldest to newest by clicking on the arrows next to Created.

Expense Name: This column displays the name of the expense and also includes the initials of the child the expense was for and the actual purchase date of the expense.

Details: Here is the total amount of the expense along with the category assigned to it for how the expense is split between the two parents.

Status: The status of the expense reflects the most recent action taken on it. To learn about the different expense statuses, visit this help page.

Owes/Paid: This column shows which parent was asked to reimburse an expense, how much they may owe or how much they have paid.

Create, Pay, and Download Expenses

At the top of the Expense Log are three icons which you can use to take the following actions:

Create Expense: Click the + symbol to create a new expense. You can also click the Create Expense button to the left of your screen to do the same.

Make Payment: Use this option if you’re ready to make a payment towards one or more expenses.

1. Use the checkboxes to the left of each expense in the table below to select one or more expenses you wish to pay now.
2. Click the icon that looks like a dollar with an arrow pointing up just above.
3. Follow the prompts in the Pay Existing Expenses pop-up window. For more on how to make payments, check out this help page.

Download: Use this option to download one or multiple expense entries. Your download will include complete details about each individual expense, including status, entry history, and more.

1. Use the checkboxes to the left of each expense in the table below to select one or more expenses you wish to download in one file.
2. Click the icon that looks like an arrow pointing down.
3. Click Print to download a PDF of the expense(s) you selected.

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Crear un gasto nuevo

Antes de crear un gasto, debe tener al menos una cuenta de niños agregado a su cuenta. Puede ver el estado de las cuentas de niños vinculadas a su familia en la sección de Mi Cuenta.

1. Navegue a la sección de Gastos.
2. Haga clic en el icono de Añadir Gasto en la parte superior del Registro de Gastos.
3. Complete todos los campos requeridos:
   1. ¿Qué está haciendo?: Seleccione si desea crear este gasto como una solicitud de reembolso o como un gasto que usted tiene que pagar.
   2. Título: Dé un nombre al gasto.
   3. Fecha de compra: Indique la fecha en que se incurrió el gasto. Esta fecha puede ser pasada o futura.
   4. Categoría: Asigne el gasto a una categoría que refleje con precisión cómo se dividirá el gasto entre usted y el otro padre. ¿No puede encontrar una categoría que refleje los porcentajes que necesita? Haga clic aquí para instrucciones.
   5. Niños: Indique el (los) niño(s) relacionados a este gasto. Si no ve ninguna opción disponible en este campo, debe crear o reactivar la cuenta de un niño. Haga clic aquí para instrucciones.
4. Complete los campos opcionales deseados:
   1. Archivo de Recibo: Puede subir un solo archivo para cada gasto.
   2. Privado: Si desea mantener esta entrada como privado, marque esta casilla. Cuando se marca un gasto como privado, solo usted podrá ver los detalles de esta entrada. Los gastos privados se marcarán con una "P" roja en el Registro de Gastos. 
5. Haga clic en Guardar para guardar su entrada en el registro de gastos.

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Editar o eliminar un gasto

Nota: Solo puede editar o eliminar gastos que haya creado. Además, solo se pueden editar o eliminar los gastos a los que el otro padre no haya respondido.

1. En el Registro de Gastos, haga clic en el icono de tres puntos verticales a la derecha del gasto en cuestión.
   1. Haga clic en Editar para actualizar el gasto.
   2. Haga clic en Eliminar para eliminar el gasto de su Registro de Gastos.
2. También puede editar o eliminar un gasto abierto que usted creó por haga clic en el título del gasto. Luego, haga clic en los botones de Editar o Eliminar.
3. En la pantalla de Editar Gasto, podrá actualizar los detalles del gasto. Sin embargo, si un archivo de recibo estaba ajuntado al gasto previamente, no puede actualizar el archivo de recibo.
4. Haga clic en Guardar para guardar sus actualizaciones.

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Responder a un gasto

Hay diferentes acciones que puede tomar para responder a un gasto creado por el otro padre. Para responder, vaya a la sección de Gastos.

1. Encuentre el gasto al que desea responder en el Registro de Gastos.
   1. Aprobar: Aprobar un gasto le informa al otro padre que usted está de acuerdo con la solicitud.
   2. Rechazar: Rechazar un gasto le informa al otro padre que usted no está de acuerdo con la solicitud.
2. Hay dos maneras de marcar un gasto como rechazado o aprobado.
   1. Por hacer clic en el icono de tres puntos verticales a la derecha del gasto en cuestión. Aquí, verá las opciones de Aprobar o Rechazar.
3. Si desea solicitar que se agregue un recibo a este gasto, haga clic en el enlace Ningún (Haga clic aquí para solicitar un recibo).

Nota: Si usted marca un gasto como rechazado, aún puede marcar el gasto como aprobado en un momento posterior. Sin embargo, una vez que un gasto se marca como aprobado, no se puede actualizar a rechazado.

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Estados de gastos

El estado de un gasto actualizará según las acciones tomadas por los padres. Aquí hay los estados que verá en la sección de Gastos.

• Abierto: Gastos que ya no tienen respuestas ni actividad de pago tienen el estado de abierto. 
• Aprobado: El padre que respondió a la solicitud está de acuerdo con el gasto.  
• Rechazado:  El padre que respondió a la solicitud no está de acuerdo con el gasto.  
• Aprobado (Pago Sin Confirmar): The El padre responsable por el pago ha documentado un pago de tipo "Cheque-Otro" en el sistema. El pago de "Cheque-Otro" está esperando confirmación de recibo por el otro padre. 
• Aprobado (OFWpay en proceso):  AUn pago realizado por OFWpay™ ha sido programado pro ya no está depositado. 
• Pagado: The El gasto ha sido marcado como reembolsado o un pago de tipo "Cheque-Otro" ha sido confirmado por el padre que recibe el pago. 
• OFWpaid: Un pago ha sido realizado con éxito a través de OFWpay™.

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